Praktische informatie over de controles op het gebruik van maaltijdcheques in uw verkooppunt
Aanvaardt u maaltijdcheques in uw zaak ? Dan hebt u zich ertoe verbonden om toe te zien op de naleving van de bestaande wetgeving zodat de acceptatie van de maaltijdcheque exclusief blijft voorbehouden voor de aankoop van voedingswaren.
In de loop van het jaar 2020 en 2021 zal de vereniging VIABelgium een controlecampagne opstarten in het acceptatienetwerk van de maaltijdcheques in België. De controle zal zich toespitsen op de correcte toepassing van de geldende regels.
Herinnering aan de geldende wetgeving inzake maaltijdcheques:
Artikel 19bis van het koninklijk besluit van 28 november 1969 waarnaar ook het koninklijk besluit van 12 oktober 2010 verwijst, preciseert immers uitdrukkelijk dat maaltijdcheques « alleen mogen worden gebruikt voor de betaling van respectievelijk een maaltijd of voor de aankoop van gebruiksklare voeding ».
Uw contractuele verbintenis:
Ter herinnering: als u deel uitmaakt van het acceptatienetwerk van de maaltijdcheques, hebt u een contract ondertekend met de uitgever(s) van de maaltijdcheques. Daarin hebt u zich verbonden tot het naleven van met name de bepaling van artikel si 19bis van het koninklijk besluit van 28 november 1969, dat uitdrukkelijk preciseert dat maaltijdcheques « alleen mogen worden gebruikt voor de betaling van respectievelijk een maaltijd of voor de aankoop van gebruiksklare voeding ». Concreet moet u een verschil maken tussen voedingsproducten en niet-voedingsproducten (bij voorkeur op het niveau van het kassasysteem).
Bij niet-naleving kunnen de uitgevers de aangesloten handelaar uitsluiten uit het netwerk van de maaltijdcheques.
Controles op het gebruik van maaltijdcheques in 2020-2021:
De controles zullen betrekking hebben op de naleving van de bestaande regels zodat de acceptatie van maaltijdcheques uitsluitend blijft voorbehouden voor de aankoop van voedingswaren.
Waanneer en hoe vinden deze controles plaats ?
- Een eerste pilootfase van de controles heeft plaatsgevonden in februari 2020 om de huidige situatie te evalueren.
- Een conformiteitsperiode is voorzien t.e.m. september 2020. Een periode waarin handelaren de kans krijgen om procedures in te richten zodat de acceptatieregels gerespecteerd worden.
- Twee (2) opeenvolgende controlegolven, georganiseerd bij de handelaars met de medewerking van een onafhankelijke instelling, zijnde Marketing & Development.
- De eerste controlegolf zal plaatsvinden in september 2020 en een tweede controlegolfin de loop van de maand november 2021.
De controles verlopen anoniem zodat individuele medewerkers niet worden bestraft. De controles zullen gepaard gaan met sancties (uitsluiting uit het netwerk van de maaltijdcheques) voor handelaars die de wetgeving niet naleven. Alle handelaars in overtreding in september 2020 zullen altijd een tweede kans krijgen tijdens een tweede bezoek in hun winkelpunt.
De controleur zal niet-voedingsproducten (tandenborstel, pampers, sigaretten, tijdschriften, shampoo, wasmiddel) trachten te kopen met zijn maaltijdcheques: indien de aankoop met maaltijdcheques werd gevalideerd zal het winkelpunt in overtreding zijn; indien de aankoop met maaltijdcheques wordt geweigerd, zal het winkelpunt conform zijn.
De onafhankelijke instelling Marketing & Development zal een representatieve steekproef van handelszaken bepalen voor de verschillende controles. De gecontroleerde verkooppunten zullen uiteraard worden geïnformeerd over het resultaat van elke controlebezoek dat bij hen werd uitgevoerd.
- Eerste controlegolf (september 2020)
Indien er tijdens deze eerste controlegolf geen onregelmatigheden werden vastgesteld, zal de handelaar officieel door VIA worden geïnformeerd en gefeliciteerd met de goede toepassing van de wetgeving in zijn verkooppunt. Hij zal niet in aanmerking komen voor de volgende controlegolf maar kan nog steeds onderworpen worden aan toekomstige controles.
In het andere geval zal VIA aan de handelaar in overtreding een officiële brief bezorgen om hem te laten weten dat er tijdens dit eerste bezoek onregelmatigheden werden vastgesteld bij de acceptatie van maaltijdcheques. VIA zal ook enkele tips geven over maatregelen om conform te zijn met de geldende wetgeving. Alle handelaars in overtreding zullen van een conformiteitsperiode kunnen genieten van en zullen opnieuw worden gecontroleerd door de instelling tijdens de tweede controlegolf van november 2021.
- Tweede controle (november 2021)
Alle niet-conforme verkooppunten van de eerste controles van september 2020 hebben een communicatie ontvangen (digitaal of per post) waarin zij op de hoogte werden gesteld van hun niet-conformiteit. Deze verkooppunten zullen in november 2021 worden gecontroleerd. De controles zullen betrekking hebben op de goede toepassing van de wetgeving op maaltijdcheques.
Indien geen onregelmatigheden werden vastgesteld zal de handelaar officieel worden geïnformeerd en gefeliciteerd door VIA.
Indien er, ondanks de communicatie van VIA, geen verbetering wordt vastgesteld tijdens de tweede controle, zal de handelaar worden uitgesloten uit het acceptatienetwerk van maaltijdcheques (het volledige netwerk van VIA) tot hij aan de uitgevers kan aantonen dat alle maatregelen werden getroffen om de naleving van de wetgeving in zijn zaak te garanderen.
Om u te helpen bij het informeren van uw klanten, kunt u hier een communicatie downloaden met een duidelijke boodschap over wetgeving op maaltijdcheques.
Hebt u nog vragen ? Stuur ze dan naar dit adres : info@viabelgium.be